Spośród wielu programów do fakturowania, dostępnych na rynku, przedsiębiorcy wybierają te, które najbardziej im odpowiadają. Preferencje każdego klienta, z uwagi na charakter prowadzonej działalności, dodatkowych, przydatnych funkcji programu oraz możliwości finansowych, są różne. Jednak przeważnie wybierane są te programy, które poza łatwością obsługi i niską ceną, oferują możliwość przystosowania do indywidualnych preferencji i upodobań.
Wygląd faktury
Jak powinna wyglądać faktura? Po spojrzeniu na wzór faktury VAT do pobrania, od razu widać, że pewne jej elementy zajmują stałe miejsce w dokumencie. Są to: logo i adres firmy oraz tytuły wierszy, zawierających datę i dane sprzedawcy, nabywcy oraz kwotę do zapłaty. Dobry program do fakturowania powinien być uniwersalny, czyli zapewniać możliwość wczytania logo i pieczątki firmy, logo KRS oraz kroju i rodzaju czcionki stosowanej na wydruku faktury. Realizowane jest to najczęściej poprzez wprowadzanie wielu szablonów dokumentów do wyboru, przez użytkownika. Klient powinien mieć również możliwość wyboru zawartości i wyglądu dokumentów generowanych przez program, przy zachowaniu obowiązujących standardów.
Dobry program do faktur
Profesjonalna aplikacja do fakturowania powinna być funkcjonalna i szybka w działaniu. Na przykład, po wprowadzeniu numeru NIP klienta, program automatycznie pobiera jego dane z GUS i zapisuje je w Kartotece Klientów, jeszcze przed sporządzeniem faktury (co znaczne ułatwia i przyspiesza jej wystawienie); współpraca aplikacji z drukarkami fiskalnymi i czytnikami kodów kreskowych; filtrowanie danych w kartotece (szybkie wyszukiwanie danych); kompletacja; możliwość eksportu danych do arkusza kalkulacyjnego; prowadzenie kartoteki klientów, towarów i usług (usprawnienie w wystawianiu faktur i paragonów fiskalnych oraz sporządzaniu ofert i zamówień); integracja ze sklepem internetowym; generowanie różnych zestawień, analiz i statystyk (ułatwienie w zarządzaniu firmą); szybkie sporządzanie inwentaryzacji; bezpieczna praca w sieci, itp. Bardzo ważna jest również możliwość szybkiego odzyskania danych, utraconych w wyniku awarii komputera, zawirusowania lub jego kradzieży (funkcja e-Archiwum).
Przykładem programów, które spełniają wszystkie te wymogi, są aplikacje z grupy faktura, oferowane przez firmę Mega-Tech. Można się z nimi dokładniej zapoznać, pobierając wersje demo ze strony producenta.
